Kroky nezbytné pro přípravu rozpočtu

Poslední aktualizace dne: 20.03.2016

1. Jmenování rozpočtového výboru a koordinátora rozpočtu.

Rozpočtový výbor je skupina lidí, kteří jsou zodpovědní za přípravu rozpočtu, jeho revizi a schválení. Je obvykle tvořen vrcholovými manažery, včetně finančního ředitele. (26)

2. Projděte nastavení systému odpovědnostních (rozpočtových) center – zejména, zda obsahují všechny části podniku. Odpovědnostní centra jsou důležitá nejen pro sběr dat do rozpočtu, ale hlavně pro účely kontroly.

3. Nastavte základní rozpočtové předpoklady, například očekávanou inflaci, měnový kurz, úrokové sazby, sazbu daně z příjmu atd.

4. Proveďte sumář základních strategických bodů (nové investice, diverzifikace, atd.).

5. Ve spolupráci s rozpočtovým výborem připravte/zaktualizujte pokyny pro přípravu rozpočtu, a distribuujte všem zúčastněným osobám.

V pokynech by mělo být uvedeno zejména:

  • účel rozpočtování a jeho důsledky (např. vztah s osobními cíli a jejich vyhodnocení)
  • detaily přípravy rozpočtu:
  • detaily týkající se koordinace rozpočtu - odpovědnosti, kroky, načasování, formát hlavního rozpočtu atd. Tato část se obvykle netýká menších společností, protože zde sestavuje rozpočet jediná osoba a koordinační funkce tak není nutná.  
  • zodpovědnosti rozpočtového výboru a načasování schválení rozpočtu
  • možné úpravy rozpočtu v budoucnu - například zda bude připraven kontinuální nebo flexibilní rozpočet
  • způsob vyhodnocení rozpočtu se skutečností a případná nápravná opatření - například:
    • metoda vyhodnocení, jeho načasování a zodpovědnosti
    • případné povolené budoucí úpravy rozpočtu

6. Definujte hlavní faktor rozpočtu - to je hlavní a limitující faktor podniku. Vzhledem k tomu, že tento faktor omezuje ostatní aktivity, musí být rozpočet, který jej obsahuje, připraven jako první. Tím je obvykle prodej, ale může jít samozřejmě i o jiné faktory (např. suroviny v případě, že jsou vzácné). V následujícím textu předpokládejme, že hlavním faktorem rozpočtu je objem prodeje.

7. Připravte prodejní rozpočet (nebo jej vyžádejte od vedoucího prodeje nebo obchodních zástupců). Pro každý produkt/službu by měly být známé následující položky:

  • objem prodeje
  • cena - vezměte v úvahu všechny faktory, které mohou prodejní cenu ovlivnit

→ rozpočet může být samostatně podle prodejce, zodpovědného vedoucího nebo oddělení, produktů, zeměpisné oblasti, atd.

8. Připravte výrobní rozpočet (nebo jej vyžádejte od vedoucího výroby):

→ rozpočet může být samostatně podle zodpovědného vedoucího nebo oddělení, produktů, zeměpisné oblasti, atd.

  1. Nejprve určete, zda pro výrobu plánovaného prodaného množství existuje dostatečná výrobní kapacita. Pokud ne, zjistěte, zda má situace nějaké řešení. Pokud ne, není hlavním faktorem rozpočtu objem prodeje, ale výroba a plán výroby musí být připraven první.  Pokud je kapacita vyšší než objem prodeje, může firma například uvažovat o snížení cen (s cílem prodat více), strategii diverzifikace nebo o jiných řešení uvedených níže.

 

Faktory, které mohou omezovat výrobní kapacitu, jsou:

  • kapacita výrobních strojů a zařízení = výrobní hodiny, které jsou k dispozici ponížené o prvky neefektivity – například dobu nečinnosti

→ jestliže se skutečná kapacita strojů a zařízení ≠ požadované kapacitě, rozhodněte o řešení a upravte příslušné provozní rozpočty (např. rozpočet investičních výdajů nebo rozpočet zásob). Případné rozhodnutí mohou zahrnovat např.:

  • aktuální < požadovaná kapacita: koupě nebo nájem dalšího stroje nebo outsourcing části výrobní činnosti atd.
  • aktuální > požadovaná kapacita: výroba většího množství na sklad, prodej nadbytečného stroje atd.
  • přímá práce (dělníci) = pracovní hodiny, které jsou k dispozici ponížené o prvky neefektivity – např. dobu nečinnosti a zvýšené o efekt učící se křivky nebo automatizace:

→ pokud se skutečné pracovní hodiny ≠ požadovaným, rozhodněte o řešení a upravte příslušné provozní rozpočty (obvykle mzdový rozpočet). Případná rozhodnutí mohou zahrnovat např.:

  • aktuální < požadované hodiny: najmutí dalších zaměstnanců, dočasná výpomoc, přesčasy, noční směny atd.
  • aktuální > požadované hodiny: propuštění stávajících zaměstnanců atd.
  • suroviny = množství, které je k dispozici ponížené o prvky neefektivity, např. ztráty v rámci norem přirozených úbytků

→ pokud dostupné suroviny nestačí, zvažte například možnost je koupit jinde, nebo použití alternativních materiálů (možné úpravy nákupního rozpočtu).

II. Sestavte finální objem výroby pro každý výrobek a rozpočet stavu zásob:

objem výroby + stav hotových výrobků na skladě > objem prodeje → výrobky zůstávají na skladě (tj. zahnout do rozpočtu zásob)

III. Stanovte výrobní ceny (náklady) – často je použita metoda standardních nákladů nebo cena odvozená od skutečné hodnoty.

přímý materiál - vzít v úvahu:

  • nákupní podmínky – nejen ceny dohodnuté se stávajícími dodavateli, ale také výsledky probíhajících/očekávaných cenových jednání s existujícími i novými dodavateli
  • očekávané změny cen na trhu surovin
  • požadované změny v kvalitě surovin – suroviny vyšší kvality jsou dražší
  • očekávané změny ve způsobu dopravy surovin (např. interně vs. dodavatelsky)
  • stáří budov a zařízení – zastaralý majetek může být příčinou vzniku vyšších ztrát (které zvyšují jednotkovou cenu)
  • očekávaná inflace

přímé mzdy - vzít v úvahu:

  • stávající mzdy a platy a jejich očekávané navýšení
  • očekávané změny na trhu práce
  • očekávané změny ve výši (sazbě) sociálního a zdravotního pojištění placeného zaměstnavatelem
  • očekávaná inflace

ostatní přímé náklady - výrobní režie - vzít v úvahu:

  • nákupní podmínky a očekávané změny na trhu těchto nákladů
  • očekávaná inflace

 

IV.Zkompletujte výrobní rozpočet.

 

9. Připravte navazující rozpočty (nebo jejich vyhotovení vyžádejte od příslušných zaměstnanců). Níže uvedený výčet není finální a uvedené postupy jsou zjednodušené:

I.Investiční rozpočet (CAPEX)

II.Rozpočet pro dlouhodobý majetek - zahrnuje stávající majetek a majetek nabytý během rozpočtového období (CAPEX) ponížený o majetek vyřazený během rozpočtového období a předpokládané odpisy a opravné položky

III.Mzdový rozpočet (počet zaměstnanců, výše mezd - zpravidla pro každou kategorii zaměstnanců)

IV.Rozpočet nevýrobních nákladů - rozpočet je často rozdělen na jednotlivé útvary (marketing, PR, účetnictví, treasury, atd.)

V.Rozpočet DPH

VI.Rozpočet pohledávek a závazků - lze stanovit detailně nebo je možné využít následující zjednodušený postup:

  • v případě, že firma platí a inkasuje své faktury za 30 dnů (měsíčně) → pohledávky a závazky by měly být přibližně 1/12 z částky výnosů/nákladů
  • v případě, že firma platí a inkasuje své faktury čtvrtletně → pohledávky a závazky musí být přibližně ve výši 1/4 z částky výnosů/nákladů

→ z rozpočtů připravených výše spočítejte cash-flow a připravte rozpočet finančního majetku:

  • pokud vyjde cash-flow pozitivní = příliv peněz, který je potřeba v rozpočtu využít například uložením dodatečné částky na bankovní účet nebo investováním, které přinese dodatečné úroky nebo jiné výnosy
  • v případě, že vyjde cash-flow negativní = odliv peněz: je třeba naplánovat úvěr nebo jiné způsoby financování, spojené samozřejmě s dodatečnými úroky nebo jinými náklady

→ připravte rozpočet daně z příjmu - proveďte nezbytné úpravy na základ daně (ne všechny náklady jsou daňově uznatelné, ne všechny výnosy jsou zdanitelné atd.) a spočítejte splatnou a odloženou daň z příjmu. Tento krok souvisí s:

  • cash-flow / finanční majetek / výší úroků: úrokový náklad/výnos má vliv na daň z příjmu a naopak - platba daně z příjmu ovlivňuje cash-flow a s ním související úroky.
  • rozpočet pohledávek a závazků – protože je splatná daň obvykle placena až následující rok, její výše tudíž na konci roku zůstává na účtu závazků

Proto by tyto výpočty měly být provedeny v několika iteracích.

10. Centrálně zkontrolujte všechny přijaté rozpočty (zejména typické chyby - špatné výpočty, součty, duplicity, neúplnost, chybějící návaznost různých rozpočtů, chybějící časová kontinuita a rozdíly od poslední známé skutečnosti či minulého rozpočtu).

11. Pokud bude nezbytné provést nějaké úpravy, je třeba je komunikovat s či minimálně sdělit původním přispěvatelům do rozpočtu.

12. Připravte předběžný souhrnný (hlavní) rozpočet.

Souhrnný rozpočet je celkový (hlavní) rozpočet, který shrnuje provozní rozpočty nižší úrovně a obvykle zahrnuje:

  • shrnutí nejdůležitějších strategických bodů
  • shrnutí použitých plánovacích předpokladů
  • účetní výkazy - tedy výkaz zisku a ztráty, rozvahu a cash-flow; často ve velmi podobných formátech jako v účetní závěrce za skutečnost
  • nefinanční klíčové ukazatele výkonnosti, například počet zaměstnanců, počet zákazníků, objednávek, hovorů atd.

13. Zrevidujte souhrnný rozpočet:

  • znovu zkontrolujte typické chyby
  • porovnejte rozpočet s výsledky předchozích období
  • případně spočítejte základní poměrové či jiné ukazatele finanční analýzy a zanalyzujte, zda dávají smysl a zda jste schopni je vysvětlit (zejména v kontextu hodnot za minulá období)

14. Požádejte rozpočtový výbor o revizi souhrnného rozpočtu.

15. Zajistěte schválení rozpočtu vrcholovým managementem a distribuujte souhrnný rozpočet.



Pomohl Vám tento článek? Ohodnoťte jej prosím.

1 = nejhorší, 10 = nejlepší

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Komentář

Příspěvek v angličtině
Příspěvek v sérii
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace