Směrná účtová osnova pro podnikatele sice analytické, vlastně ani syntetické účty v podstatě nepředepisuje, nicméně požadavkem Zákona o účetnictví, resp. spíše související vyhlášky a Českých účetních standardů je samostatné vyčlenění určitých položek podle stanovených hledisek.
Nejdetailnější rozpis hledisek pro pro vytváření analytických účtů, která účetní jednotka musí zohlednit, skýtají České účetní standardy (ČÚS). Hlediska uvádí na dvou místech:
1/ v ČÚS č.001, bod 2.2.1. Ten zároveň říká, že zohlednění je samozřejmě možno provést i formou účtů syntetických. Tyto požadavky lze zjednodušeně shrnout následovně:
- podle jednotlivých druhů majetku, hmotně odpovědných osob a míst umístění
- odděleně se sleduje majetek zatížený věcným právem
- u pohledávek a závazků:
- na krátkodobé a dlouhodobé
- podle jednotlivých dlužníků a věřitelů
- podle jednotlivých měn - nejen u pohledávek a závazků, podílů na obchodních korporacích, cenin, ale i u opravných položek a rezerv, pokud majetek a závazky, kterých se týkají, jsou vyjádřeny v cizí měně
- členění za účelem:
- sestavení všech položek účetní závěrky (včetně přílohy)
- pro daňové účely – např. rozlišení daňově uznatelných/neuznatelných nákladů či položek, jejichž zahrnutí do základu daně závisí na splnění dalších podmínek (často zaplacení), DPH s nárokem na odpočet a bez něj apod.
- pro potřeby zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění
- pro potřeby finančního řízení účetní jednotky - např. tedy pro potřeby interního reportingu mateřské společnosti
- podle požadavků externích uživatelů údajů z účetnictví, například úvěrových institucí, burz, Českého statistického úřadu
2/ v samostatných ČÚS řešících účtování jednotlivých složek majetku a závazků:
- samostatné vyčlenění jednotlivých rezerv (bod 4.3. v ČÚS č.004)
- rozčlenění opravných položek k pohledávkám na ty vytvořené na základě zvláštního právního předpisu (např. Zákon o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů, tj. tzv. daňové) a ostatní (tj. tzv. nedaňové)(bod 3.1.a. v ČÚS č.007)
- u dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku rozčlenění podle jednotlivých složek, účelu stanoveného právními předpisy nebo vyplývající z požadavků vlastního řízení (bod 6.2. v ČÚS č.013)
- pokud je dlouhodobý nehmotný nebo hmotný majetek oceněn včetně DPH a účetní jednotka má dosud neuplatněný nárok na odpočet tohoto DPH, je toto DPH vedeno na samostatném analytickém účtu (bod 6.4. v ČÚS č.013)
- odděleně za vypůjčený dlouhodobý hmotný majetek, jehož vlastnictví zajištěním dluhu převodem práva přešlo na půjčitele, avšak tento majetek na základě smlouvy o výpůjčce po dobu zajištění dluhu odpisuje vypůjčitel a dlouhodobý majetek propachtovaný, pokud se tak propachtovatel s pachtýřem ve smlouvě dohodli (bod 6.5.bc v ČÚS č.013)
- pokud jsou součástí nákladů souvisejících s pořízením dlouhodobého nehmotného majetku náklady na zhotovování věcí materiální povahy, na kterých se práce zkoušejí a ověřují (např. prototypy, modely, vzorky), účtují se při pořízení na samostatném analytickém účtu dlouhodobého nehmotného majetku – odtud se pak přeúčtují na účet příslušného majetku, pokud tedy budou využity ve vlastní činnosti (jinak se účtuje jejich prodej/likvidace….) (bod 6.6. v ČÚS č.013)
- u zásob podle druhů či skupin (u zboží v maloobchodní činnosti alespoň podle hmotně odpovědných osob či podle míst uložení) (bod 5.3. v ČÚS č.015)
- samostatně zásoby předané ke zpracování nebo skladování jiné účetní jednotce či zapůjčené mimo účetní jednotku (uvést i místo uložení) (bod 5.5. v ČÚS č.015)
- u účtové skupiny 21 - Peněžní prostředky v pokladně samostatně stav a pohyb valut, šeků, poukázek k zúčtování znějících na cizí měnu odděleně podle jednotlivých měn (bod 3.2.1. v ČÚS č.016)
- účtová skupina 22 – Peněžní prostředky na účtech podle jednotlivých bankovních a obdobných účtů (bod 3.3.2. v ČÚS č.016)
- u úvěrů účtovaných v účtových skupinách 23 – Krátkodobé úvěry a 46 – Dlouhodobé závazky k úvěrovým institucím podle jednotlivých účtů úvěrů (bod 3.4.1. v ČÚS č.016 a bod 3.3.1. v ČÚS č.018)
- krátkodobé i dlouhodobé zúčtovací vztahy (tj. hlavně pohledávky, závazky, časové rozlišení aj. – dle ČÚS č.017-8) podle jednotlivých dlužníků a věřitelů a podle jednotlivých druhů měn (body 2.4. v ČÚS č.017 a 3.3.2. v ČÚS č.018)
- účtová skupina 33 – Zúčtování se zaměstnanci a institucemi podle jednotlivých zaměstnanců na mzdových listech (bod 3.3.1. v ČÚS č.017)
- náklady (účtová třída 5 – Náklady) podle požadavků zákona o daních z příjmů tak, aby bylo možné zjistit základ daně (bod 3.1.2. v ČÚS č.019)
- u základního kapitálu samostatně základní kapitál vytvořený vklady a ze zisku (bod 3.1.4.ab v ČÚS č.018) a podle jednotlivých osob, které se zavázaly zvýšit vkladem základní kapitál (bod 3.1.9. v ČÚS č.018)
- samostatně jednotlivé kapitálové fondy s odděleným sledováním členských podílů a státního příspěvku (bod 3.1.6. v ČÚS č.018)
- ostatní rezervní fondy podle jednotlivých ustanovení zákona o obchodních korporacích (bod 3.1.10. v ČÚS č.018)
- statutární a ostatní fondy podle jednotlivých fondů a dále podle jednotlivých druhů čerpání fondů tvořených ze zisku (bod 3.1.10. v ČÚS č.018)
- nerozdělený zisk/ztráta minulých let vyčlenit tak, aby bylo možno samostatně vykázat položku „A.IV.3. Jiný výsledek hospodaření minulých let podle § 15a vyhlášky, tj. vykázat samostatně výsledek hospodaření vyplývající hlavně ze změn účetních metod či oprav minulých účetních období (bod 3.1.10. v ČÚS č.018)
- samostatné vyčlenění závazku vůči celnímu orgánu z titulu cel, DPH a závazku z různých spotřebních daní při dovozu (bod 3.10.4.e. v ČÚS č.017)
- u cenných papírů a podílů podle druhu cenných papírů, emitentů a jmenovitých hodnot, popřípadě podle měn, na které znějí (body 5.3. v ČÚS č.014 a 3.6. v ČÚS č.016)
- u dlouhodobého finančního majetku podle jeho jednotlivých složek; u záloh a závdavků, zápůjček a úvěrů podle jednotlivých dlužníků (bod 5.2. v ČÚS č.014). Z ČÚS č.008 vyplývá, že toto členění se přiměřeně použije i při účtování všech cenných papírů.
- zaúčtování změny reálné hodnoty cenných papírů, které nejsou účetní jednotkou určeny k obchodování s cílem dosahovat zisk z cenových rozdílů v krátkodobém horizontu na samostatný analytický účet příslušného účtu finančního majetku – při prodeji nebo úbytku se tento účet „vynuluje“ (bod 2.2.1. v ČÚS č.008)
- samostatné vyčlenění úrokového výnosu u dluhových cenných papírů na majetkovém účtu, kde jsou tyto cenné papíry (bod 2.4.1. v ČÚS č.008 a 5.4. v ČÚS č.014)
- samostatné vykázání rozdílu vyplývajícího při přeměně společnosti z ocenění majetku a závazků reálnou hodnotou na příslušných analytických účtech majetku a závazků (bod 2.4.2.a. v ČÚS č.011)
- pohledávky z emitovaných krátkodobých i dlouhodobých dluhopisů podle jednotlivých emisí (bod 3.10.3. v ČÚS č.017)
- opce účtované v účtové skupině 37 – Jiné pohledávky a závazky: rozdělení nákupních a prodejních opcí (bod 3.10.2. v ČÚS č.017)
- dluhy v rámci konsolidačního celku účtované v účtové skupině 47 – Dlouhodobé závazky: samostatně dluhy z kapitálových operací a z obchodního styku (bod 3.3.3. v ČÚS č.018)
- účet 49 – Individuální podnikatel (pozn. účtují se zde vklady a výběry podnikatele a převedené zisky/ztráty): samostatně převedený zisk / ztráta (bod 3.5.2. v ČÚS č.018)
Analytickou evidenci je možné (tedy ne nezbytné) použít za účelem:
- splnění povinnosti oddělení odpisů majetku při použití metody komponentního odepisování (odst.5 § 56a Vyhl.)
- vyčlenění slev a srážek z tržeb (bod 4.1.1. v ČÚS č.019)
Podle Vyhlášky je nezbytné samostatné analytické účty vést pro:
- pro každý způsob ocenění zásob (dle odst.3 § 49 Vyhl.)
- pro nemovité věci, jejichž vklad dosud nebyl proveden na katastru nemovitostí (dle odst.9 § 54b Vyhl.)
Evidence nemusí být vždy na analytických účtech, lze ji zabezpečit i jinak, například požadavek analytické evidence pohledávek podle jednotlivých věřitelů lze zabezpečit formou saldokonta tříděného právě podle jednotlivých věřitelů.