Série se snaží popsat základní aspekty tvorby prognóz a rozpočtů – plánovací proces, vymezení rozdílu mezi prognózou a rozpočtem či popis základních typů rozpočtů (fixní vs. flexibilní, statický vs. kontinuální, inkrementální vs. rozpočet s nulovým základem či způsob stanovení rozpočtu způsobem shora-dolů nebo zdola-nahoru).
Významnou část série tvoří odchylková analýza, popis plánovacích technik (např. využití časových řad) a odpovědnostních středisek.
Prognóza je kvantifikovaná predikce výsledků, kterých firma v budoucnu pravděpodobně dosáhne.
Rozpočet je kvantifikovaný operativní plán, zpravidla na nadcházející účetní období. Je to finanční plán fungující jako cíl pro další období.
Podle toho, zda dochází k aktualizaci rozpočtu na základě změn v úrovni aktivity (obvykle objemu prodeje):
Podle to, zda dochází k aktualizaci rozpočtu o již proběhlá/nová období:
Podle úrovně, která rozpočet (či celkové výsledky rozpočtu) stanovuje:
Podle způsobu přípravy:
Pevný či fixní rozpočet je rozpočet, který se v návaznosti na změnu prodaného množství či jiné významné proměnné nemění. Odchylky mezi rozpočtem a skutečností jsou proto obvykle značné. Fixní rozpočty jsou v praxi využívány mnohem častěji než flexibilní rozpočty.
Pevný rozpočet je užitečný zejména v případech, kdy:
Pevné rozpočty nejsou ale příliš vhodné pro hodnocení výkonnosti odpovědnostních středisek.
Protikladem k termínu pevný rozpočet je flexibilní rozpočet.
Flexibilní či variabilní rozpočet je rozpočet, který se mění v návaznosti na změnu prodaného množství či jiné významné proměnné. Plánované tržby a variabilní náklady se proto mění v návaznosti na aktuální úroveň aktivity, nicméně fixní náklady obvykle zůstávají nezměněné. Flexibilní rozpočet tedy ukazuje, jak bude vypadat finanční plán/cíle, pokud bude použit aktuální objem prodeje/výroby. Odchylky rozpočtu od skutečnosti jsou tak obvykle mnohem menší než v případě použití fixního rozpočtu. Podmínkou použití tohoto přístupu je rozdělení všech nákladů na variabilní a fixní složku.
Flexibilní rozpočet je jakýmsi druhem citlivostní analýzy.
Protikladem k termínu flexibilní rozpočet je pevný (fixní či statický) rozpočet. (25)
Kontinuální rozpočet je rozpočet, který je průběžně aktualizován:
pokud se původní rozpočet se vztahuje k období leden-prosinec 20x1 a leden 20x1 již skončil. Lednová data budou od rozpočtu odečtena a místo nich budou přidána data za období ledna 20x2.
Termín statický rozpočet se týká rozpočtu, který není aktualizován, ať už jde o posun období (měsíce) či změny v podmínkách a okolnostech. Statický rozpočet je tedy protikladem kontinuálního rozpočtu a synonymem pro flexibilní rozpočet.
pro hodnocení výkonnosti odpovědnostních středisek. (24)
Pokud se použije tento styl rozpočtování, rozpočet se sestavuje směrem shora-dolů, tzn. vrcholové vedení stanoví rozpočet (často jen základní čísla) bez sběru podrobných informací z provozních úseků. Takto stanovený obecný rozpočet (cíl) je pak rozplánován do podrobného rozpočtu.
Proces je tak obrácený k rozpočtu sestavenému formou zdola-nahoru (bottom-up budgeting).
Výhody a nevýhody rozpočtu stanoveného shora-dolů mohou být odvozeny od výhod a nevýhod popsaných v termínu Rozpočet stanovený zdola-nahoru.
Pokud se použije tento styl rozpočtování, rozpočet se sestavuje směrem zdola nahoru, tj. provozní manažeři shromažďují informace z různých oddělení/funkcí. Proces má obvykle koordinátora rozpočtu (např. controller), který, který agreguje/konsoliduje jednotlivé rozpočty nižších úrovní do hlavního rozpočtu, který pak je předán ke schválení vedení.
Proces je tak obrácený k rozpočtu sestavenému formou shora-dolů (Top-down budgeting).
Participativní (neboli vyjednávací) rozpočet je styl rozpočtování, který kombinuje přístup sestavení rozpočtu shora dolů (top-down) a zdola nahoru (bottom-up). Participativní rozpočtování může začít zadáním obecné údajů ze strany vrcholového managementu. Ale ve srovnání s metodou rozpočtování shora dolů mají provozní manažeři možnost o těchto datech vyjednávat. Proces ale může fungovat i obráceně – rozpočet je stanoven zdola nahoru, nicméně vrcholový management tyto sesbírané údaje rozporuje, případně i upravuje.
Inkrementální rozpočtování je tradičním přístupem sestavení rozpočtu, který vychází buď ze skutečných výsledků, nebo předchozího rozpočtu a upravuje je o očekávané změny.
Je to opačný přístup k rozpočtu s nulovým základem (zero based budgeting).
Rozpočet s nulovým základem (Zero based budgeting) je rozpočet stanovený opačným přístupem než inkrementální rozpočet, neboť je rozpočet sestaven od nuly. V úvahu proto nejsou brány ani minulé rozpočty, ani skutečné výsledky a rozpočty jsou „poskládány“ z jednotlivých položek bod po bodu od samého začátku. Jelikož jde o velmi zdlouhavý proces, není celkový rozpočet pro celou firmu obvykle sestavován najednou v jednom rozpočtovém období, ale v každém období se od nuly vytváří pouze určitá oblast. Ostatní oblasti ponechány pro další období. Rozpočtování s nulovým základem je vhodné pro ty náklady, které nelze snadno kvantifikovat - obvykle náklady podpůrných útvarů nebo náklady (či výnosy) konkrétních zakázek či smluv.
Výhody a nevýhody rozpočtu s nulovým základem mohou být odvozeny od těch popsaných v termínu inkrementální rozpočet.
1. Jmenování rozpočtového výboru a koordinátora rozpočtu.
Rozpočtový výbor je skupina lidí, kteří jsou zodpovědní za přípravu rozpočtu, jeho revizi a schválení. Je obvykle tvořen vrcholovými manažery, včetně finančního ředitele. (26)
2. Projděte nastavení systému odpovědnostních (rozpočtových) center – zejména, zda obsahují všechny části podniku. Odpovědnostní centra jsou důležitá nejen pro sběr dat do rozpočtu, ale hlavně pro účely kontroly.
3. Nastavte základní rozpočtové předpoklady, například očekávanou inflaci, měnový kurz, úrokové sazby, sazbu daně z příjmu atd.
4. Proveďte sumář základních strategických bodů (nové investice, diverzifikace, atd.).
5. Ve spolupráci s rozpočtovým výborem připravte/zaktualizujte pokyny pro přípravu rozpočtu, a distribuujte všem zúčastněným osobám.
V pokynech by mělo být uvedeno zejména:
6. Definujte hlavní faktor rozpočtu - to je hlavní a limitující faktor podniku. Vzhledem k tomu, že tento faktor omezuje ostatní aktivity, musí být rozpočet, který jej obsahuje, připraven jako první. Tím je obvykle prodej, ale může jít samozřejmě i o jiné faktory (např. suroviny v případě, že jsou vzácné). V následujícím textu předpokládejme, že hlavním faktorem rozpočtu je objem prodeje.
7. Připravte prodejní rozpočet (nebo jej vyžádejte od vedoucího prodeje nebo obchodních zástupců). Pro každý produkt/službu by měly být známé následující položky:
→ rozpočet může být samostatně podle prodejce, zodpovědného vedoucího nebo oddělení, produktů, zeměpisné oblasti, atd.
8. Připravte výrobní rozpočet (nebo jej vyžádejte od vedoucího výroby):
→ rozpočet může být samostatně podle zodpovědného vedoucího nebo oddělení, produktů, zeměpisné oblasti, atd.
Faktory, které mohou omezovat výrobní kapacitu, jsou:
→ jestliže se skutečná kapacita strojů a zařízení ≠ požadované kapacitě, rozhodněte o řešení a upravte příslušné provozní rozpočty (např. rozpočet investičních výdajů nebo rozpočet zásob). Případné rozhodnutí mohou zahrnovat např.:
→ pokud se skutečné pracovní hodiny ≠ požadovaným, rozhodněte o řešení a upravte příslušné provozní rozpočty (obvykle mzdový rozpočet). Případná rozhodnutí mohou zahrnovat např.:
→ pokud dostupné suroviny nestačí, zvažte například možnost je koupit jinde, nebo použití alternativních materiálů (možné úpravy nákupního rozpočtu).
II. Sestavte finální objem výroby pro každý výrobek a rozpočet stavu zásob:
objem výroby + stav hotových výrobků na skladě > objem prodeje → výrobky zůstávají na skladě (tj. zahnout do rozpočtu zásob)
III. Stanovte výrobní ceny (náklady) – často je použita metoda standardních nákladů nebo cena odvozená od skutečné hodnoty.
přímý materiál - vzít v úvahu:
přímé mzdy - vzít v úvahu:
ostatní přímé náklady - výrobní režie - vzít v úvahu:
IV.Zkompletujte výrobní rozpočet.
9. Připravte navazující rozpočty (nebo jejich vyhotovení vyžádejte od příslušných zaměstnanců). Níže uvedený výčet není finální a uvedené postupy jsou zjednodušené:
I.Investiční rozpočet (CAPEX)
II.Rozpočet pro dlouhodobý majetek - zahrnuje stávající majetek a majetek nabytý během rozpočtového období (CAPEX) ponížený o majetek vyřazený během rozpočtového období a předpokládané odpisy a opravné položky
III.Mzdový rozpočet (počet zaměstnanců, výše mezd - zpravidla pro každou kategorii zaměstnanců)
IV.Rozpočet nevýrobních nákladů - rozpočet je často rozdělen na jednotlivé útvary (marketing, PR, účetnictví, treasury, atd.)
V.Rozpočet DPH
VI.Rozpočet pohledávek a závazků - lze stanovit detailně nebo je možné využít následující zjednodušený postup:
→ z rozpočtů připravených výše spočítejte cash-flow a připravte rozpočet finančního majetku:
→ připravte rozpočet daně z příjmu - proveďte nezbytné úpravy na základ daně (ne všechny náklady jsou daňově uznatelné, ne všechny výnosy jsou zdanitelné atd.) a spočítejte splatnou a odloženou daň z příjmu. Tento krok souvisí s:
Proto by tyto výpočty měly být provedeny v několika iteracích.
10. Centrálně zkontrolujte všechny přijaté rozpočty (zejména typické chyby - špatné výpočty, součty, duplicity, neúplnost, chybějící návaznost různých rozpočtů, chybějící časová kontinuita a rozdíly od poslední známé skutečnosti či minulého rozpočtu).
11. Pokud bude nezbytné provést nějaké úpravy, je třeba je komunikovat s či minimálně sdělit původním přispěvatelům do rozpočtu.
12. Připravte předběžný souhrnný (hlavní) rozpočet.
Souhrnný rozpočet je celkový (hlavní) rozpočet, který shrnuje provozní rozpočty nižší úrovně a obvykle zahrnuje:
13. Zrevidujte souhrnný rozpočet:
14. Požádejte rozpočtový výbor o revizi souhrnného rozpočtu.
15. Zajistěte schválení rozpočtu vrcholovým managementem a distribuujte souhrnný rozpočet.
Pokud plánování doprovází výrazné riziko či nejistota, existuje řada metod jak tuto nejistotu či riziko při plánování snižovat:
Analýza citlivosti je technika, která se používá pro výpočet výstupní proměnné (například zisk, výnosy či náklady, NPV) za použití různých předpokladů (často rozdílná výše prodaného množství, prodejní cena, jednotkové variabilní náklady, atd.). Analýza se používá během rozpočtového procesu a při rozhodování, zejména jako způsob snížení nejistoty.
Druhem citlivostní analýzy je například i flexibilní rozpočet.
Analýza citlivosti je technika, která může být použita při zpracování analýzy scénářů.
Rozpočtová kontrola je proces, během kterého jsou zjištěny skutečné výsledky a porovnány s částkami v rozpočtu (odchylková analýza). Zjištěné rozdíly se nazývají odchylky (nebo variance), a jsou obvykle dále analyzovány. Na základě této analýzy jsou pak často prováděna různá nápravná opatření. Nápravná opatření mohou být operativního charakteru (pokud se například v rámci odchylkové analýzy zjistí, že jsou používány nekvalitní suroviny způsobující vysokou zmetkovitost, může být rozhodnuto o nákupu kvalitnějších surovin od jiného dodavatele), ale i strategického charakteru (úpravy strategie).
Rozpočtová kontrola ve své podstatě také zahrnuje předchozí etapy (samotnou přípravu rozpočtu a systém odpovědnostních středisek).
Smyslem odchylkové analýzy je vyčíslit odchylky mezi plánovanými, predikovanými či jinak odhadovanými čísly a účetní skutečností a analyzovat tuto odchylku do většího detailu. Je to velice cenný kontrolní mechanismus.
Faktory, které je třeba zohlednit při rozhodování, zda se konkrétní odchylku zjištěnou pomocí odchylkové analýzy vyplatí analyzovat do většího detailu:
Obecně platí, že odchylky na přímých nákladech, tržbách a marži je možné rozdělit na:
Výpočet: (skutečná jednotková cena - plánovaná jednotková cena) x aktuální množství
Interpretace: ukazuje, jak se změnily náklady/výnosy/marže v důsledku změněné ceny (jednotkové marže).
Výpočet: (skutečné množství - plánované množství) x plánovaná jednotková cena
Interpretace: ukazuje, jak se změnily náklady/výnosy/marže v důsledku změněného prodaného/vyrobeného množství.
Detailní výpočty lze najít pod:
Odchylka na přímých materiálových nákladech
Odchylka na přímých mzdových nákladech
Odchylka na variabilních nepřímých nákladech
Odchylka na fixních nepřímých nákladech
Techniky používané při plánování mohou být: